Регистрация деклараций о подтверждении соответствия продукции требованиям технических регламентов осуществляется органом по оценке соответствия ГП «Харьковстандартметрология» (далее - ООС) на добровольной основе по желанию заявителей.
Декларация о соответствии продукции (далее - декларация) составляется согласно требованиям технических регламентов, касающихся конкретной продукции.
Декларация составляется производителем или его уполномоченным представителем, или поставщиком, отвечающим за ввод продукции в обращение в Украине. При этом производитель или его уполномоченный представитель и поставщик должны быть резидентами Украины, которые несут полную ответственность за соответствие продукции требованиям действующих в Украине технических регламентов, касающихся продукции.
Декларация составляется в отношении конкретной продукции или группы однородной продукции, на которую техническим регламентом установлены единые требования, на основании технической документации, подтверждающей ее соответствие этим требованиям.
Состав технической документации, которая является доказательной базой соответствия продукции требованиям технического регламента, устанавливается в техническом регламенте относительно конкретной продукции.
Комплект подтверждающих (доказательных) документов в общем случае может включать:

• общее описание продукции (изделия);
• конструкторскую и технологическую документацию на продукцию;
• нормативные документы, в которых установлены требования к продукции;
• протоколы испытаний продукции, проведенные в аккредитованных испытательных лабораториях, с соблюдением периодичности испытаний, установленных нормативными документами;
• протоколы приемочных, приемо-сдаточных, периодических и других испытаний продукции, проведенных заявителем (при необходимости);
• сертификаты соответствия и протоколы испытаний сырья, материалов, комплектующих изделий (при наличии);
• сертификаты на систему управления качеством (при наличии);
• иностранные сертификаты соответствия и протоколы испытаний на конкретную продукцию, при наличии в них подтверждения соответствия требованиям, которые не противоречат установленным в нормативных документах Украины;
• сертификаты соответствия, выданные в рамках систем оценки (подтверждения) соответствия, к которым присоединилась Украина и с которыми заключены соответствующие соглашения о взаимном признании результатов работ по оценке соответствия;
• декларацию о соответствии (удостоверение или сертификат качества) производителя продукции;
• разрешительные документы на ввоз продукции на территорию Украины (при необходимости).

Комплект доказательных документов должен предоставляться для проверки по требованию ООС при проведении работ по регистрации декларации.
С целью защиты производителя, техническая документация, предоставляемая в ООС, должна ограничиваться исключительно информацией, необходимой для оценки соответствия.
Документация, предоставленная Заявителем, является конфиденциальной в соответствии с законодательством Украины.
Порядок проведения работ по добровольной регистрации деклараций в общем случае содержит:

• предоставление и рассмотрение заявления на проведение регистрации декларации;
• ознакомление заявителя с его правами и обязанностями;
• заключение договора на проведение работ по анализу, экспертизе и регистрации декларации;
• проверка (экспертиза) полноты подтверждающих документов и правильности составленной декларации;
• принятие решения о возможности внесения декларации в Реестр ООС.

При изменении нормативных документов, указанных в декларации, а также реорганизации заявителя, необходимо составлять новую декларацию с последующей ее регистрацией на срок ранее зарегистрированной декларации, в которую вносятся изменения.
При этом выданные ранее декларации, в которые вносятся изменения, отменяются.
 
ПОРЯДОК ПРОВЕРКИ ПОЛНОТЫ ПОДТВЕРЖДАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ И ПРАВИЛЬНОСТИ СОСТАВЛЕННОЙ ДЕКЛАРАЦИИ.
1. Для проведения добровольной регистрации декларации заявитель (производитель или уполномоченный представитель или поставщик) предоставляет в ООС заявки по установленной форме с комплектом подтверждающих документов, которые являются доказательной базой соответствия продукции требованиям технического регламента.
2. Заявка на проведение регистрации декларации подается в исполнительный отдел ООС, ответственного за проведение работ по оценке соответствия продукции требованиям конкретного технического регламента.
Начальник отдела назначает специалиста (эксперта), ответственного за проведение проверки полноты подтверждающих документов и правильности составленной (проставляет на заявлении соответствующую резолюцию).
3. Эксперт не позднее 3 рабочих дней после получения заявки с подтверждающими документами проводит анализ и экспертизу комплекта документов на предмет их достаточности для оценки соответствия продукции требованиям технического регламента, а также проверяет:

• документы, подтверждающие правомочность заявителя выдавать декларацию (документ, подтверждающий полномочия уполномоченного лица или поставщика (оригинал);
• свидетельство о регистрации юридического лица или предпринимателя в Украине; лицензия на право деятельности (при необходимости);
• контракт, счет-фактура, накладная и другие товаросопроводительные документы (для импортера);
• полноту и правильность определения нормативных документов, предусмотренных для оценки соответствия конкретной продукции;
• полноту и правильность подтверждающих документов относительно условий производства продукции;
• полноту и правильность заполнения декларации.

4. По окончании проверки и анализа предоставленных документов, эксперт составляет решение о возможности (или невозможности) регистрации декларации о соответствии и при наличии положительного решения по заявке вносит сведения о регистрации объекта в базу данных (реестра) ООС деклараций о соответствии, которая автоматически присваивает декларации учетный номер.
5. В случае получения отрицательных результатов экспертизы представленного комплекта технической документации ООС готовит решение для заявителя с мотивированным отказом.
6. На декларации соответствия исполнительный отдел по оценке соответствия осуществляет записи со следующими реквизитами:

• Номер и дата регистрации декларации;
• Информация о регистраторе декларации;
• Подпись руководителя (заместителя) ООС, заверенная печатью ООС;
• Печать ООС.